프린터 오프라인 표시가 뜨면 프린터 전원은 켜져 있어도 Windows가 현재 장치와 통신하지 못하는 상태일 수 있습니다. 무선 네트워크가 바뀌었거나, 다른 프린터가 기본값으로 선택됐거나, 이전 인쇄 작업이 대기열을 막는 경우가 흔합니다.
드라이버를 바로 삭제하기보다 프린터 자체 상태와 연결 방식부터 확인하세요. USB 프린터와 무선 프린터는 점검할 위치가 다릅니다.
프린터 자체 오류부터 확인하기
- 전원과 오류 표시등을 확인합니다.
- 용지 걸림, 빈 용지함, 열린 덮개가 없는지 봅니다.
- 잉크·토너 경고가 인쇄를 막는 상태인지 확인합니다.
- 프린터 화면에 오류 코드가 있다면 사진을 찍어 둡니다.
기계적인 용지 걸림은 전원을 끄고 제조사 설명서의 방향대로 제거하세요. 보이지 않는 종이를 금속 도구로 억지로 당기면 롤러와 센서를 손상시킬 수 있습니다.
USB와 무선 연결을 구분해 확인하기
USB 프린터는 허브를 빼고 PC에 직접 연결하며 다른 포트와 케이블로 비교합니다. 무선 프린터는 PC와 프린터가 같은 공유기와 같은 네트워크에 연결됐는지 확인합니다. 공유기 교체 후에는 예전 와이파이 이름이 프린터에 남아 있을 수 있습니다.
프린터의 네트워크 설정 보고서나 화면에서 현재 연결된 와이파이 이름과 IP 주소를 확인하세요. 게스트 네트워크는 장치 간 통신을 차단할 수 있습니다.
기본 프린터와 오프라인 옵션 확인하기
- 설정 → Bluetooth 및 장치 → 프린터 및 스캐너로 이동합니다.
- 사용할 프린터를 선택하고 인쇄 대기열을 엽니다.
- ‘인쇄 일시 중지’나 ‘프린터 오프라인으로 사용’이 선택돼 있는지 확인합니다.
- 필요하면 해당 프린터를 기본 프린터로 지정합니다.
Microsoft의 오프라인 프린터 문제 해결 안내도 같은 네트워크 확인과 기본 프린터 설정을 우선 절차로 제시합니다.
직접 점검할 때 먼저 확인한 부분
프린터가 오프라인으로 표시될 때는 드라이버부터 삭제하기보다 Windows의 프린터 및 스캐너 화면에서 실제 사용할 프린터가 선택되어 있는지와 인쇄 대기열 상태부터 확인하는 방식이 문제 범위를 좁히기 편합니다. 프린터가 여러 대 등록된 PC에서는 예전에 사용하던 장치가 남아 있거나 다른 프린터가 선택되어 있어 출력이 되지 않는 경우도 있기 때문입니다.
또 무선 프린터라면 PC에서 인터넷이 정상적으로 된다는 사실만으로 프린터 연결까지 정상이라고 판단하지 않고, PC와 프린터가 같은 네트워크에 연결되어 있는지를 별도로 확인하는 것이 좋았습니다. 이런 기본 상태를 먼저 확인한 뒤 대기열과 Print Spooler 순서로 넘어가면 처음부터 드라이버를 재설치하는 것보다 원인을 단계적으로 확인하기 쉽습니다.
멈춘 인쇄 대기열 비우기
잘못된 문서 하나가 멈추면 뒤의 작업도 모두 기다릴 수 있습니다. 인쇄 대기열에서 각 문서를 취소한 뒤 프린터와 PC를 정상적으로 재시작합니다. 취소가 끝나지 않으면 스풀러 서비스를 다시 시작합니다.
- Win + R을 누르고
services.msc를 실행합니다. - Print Spooler를 찾습니다.
- 마우스 오른쪽 버튼을 눌러 다시 시작을 선택합니다.
- 대기열이 비워졌는지 확인하고 테스트 페이지를 인쇄합니다.
스풀 폴더의 파일을 직접 지우는 방법은 일반 취소와 서비스 재시작으로 해결되지 않을 때만 사용하세요. Microsoft의 인쇄 작업 대기열 오류 안내에 서비스 중지와 폴더 정리 순서가 정리돼 있습니다.
Windows 프린터 문제 해결사 사용하기
Windows 11에서는 Get Help 앱의 프린터 문제 해결사를 실행해 연결과 서비스 상태를 자동 진단할 수 있습니다. 자동 해결 후 무엇을 변경했는지 결과를 확인하고 PC를 재시작하세요.
포트와 IP 주소가 바뀐 경우
무선 프린터의 IP 주소가 공유기 재시작 후 바뀌면 Windows가 이전 주소로 계속 연결을 시도할 수 있습니다. 프린터 속성의 포트와 현재 프린터 IP가 일치하는지 확인합니다. 설정이 익숙하지 않다면 제조사 설치 도구로 장치를 다시 검색하는 편이 안전합니다.
공유기에서 프린터 IP를 예약하면 주소 변경을 줄일 수 있지만, 잘못된 고정 IP는 다른 장치와 충돌할 수 있으므로 공유기 주소 범위를 확인해야 합니다.
드라이버 재설치는 마지막에 진행하기
연결과 대기열이 정상인데 특정 프로그램에서만 출력이 깨지거나 인쇄되지 않으면 제조사 공식 드라이버와 프로그램 업데이트를 확인합니다. 프린터를 제거하기 전에 모델명, 연결 방식, 설치 파일과 스캔 설정을 기록하세요.
드라이버를 바꾼 직후 문제가 생겼다면 PC 제조사나 프린터 제조사의 지원 정보를 우선 확인합니다. 일반적인 드라이버 선택 방법은 BIOS·드라이버 업데이트 가이드를 참고할 수 있습니다.
자주 묻는 질문
프린터가 켜져 있는데 왜 오프라인인가요?
전원 상태와 통신 상태는 다릅니다. 와이파이 변경, IP 주소 변경, USB 케이블, 일시 중지 설정 때문에 Windows가 장치를 찾지 못할 수 있습니다.
대기열의 문서를 삭제해도 원본 파일은 남나요?
인쇄 작업만 취소되며 원본 문서 파일은 삭제되지 않습니다.
프린터를 매번 다시 설치해야 하나요?
아닙니다. 같은 네트워크, 기본 프린터, 대기열과 스풀러를 먼저 확인하세요. 반복된다면 IP 설정과 드라이버를 추가 점검합니다.